- Échéancier
- Premier jour : -30
- Dernier jour : -26
- Intervenant et mandat
- Recrutement
But
Enregistrer les informations sur les réviseurs, les agents réviseurs et les substituts dans GEP et les convoquer aux séances de formation les concernant :
- Personnel pour la révision – Formation théorique;
- Formation d’appoint – Personnel pour la révision cumulant la fonction de PTVI ou membre TVI;
- Agent réviseur.
Procédure
1. Recueillir, auprès du DS, la liste des personnes recommandées pour agir à titre de réviseur, d’agent réviseur et de substitut
2. Enregistrer les informations sur ces personnes et les assigner aux séances de formation
Personnel électoral > Gestion du personnel > Enregistrer le personnel électoral
Pour enregistrer le personnel, veuillez vous référer au document Enregistrer et rechercher le personnel électoral.
Pour assigner le personnel aux séances de formation, veuillez vous référer au document Assigner une personne à une séance de formation.
Au besoin, référez-vous aux documents Gérer les doublons ou Corriger la date de nomination pour un mandat.
3. Produire les fiches d’appel tant pour les réviseurs, les agents réviseurs et les substituts
Personnel électoral > Gestion du personnel > Produire les fiches d’appel
La fiche d’appel prend la forme d’un message formulé à l’interlocuteur et présente toutes les informations pertinentes sur le poste proposé et la formation qui y est associée.
Veuillez vous référer au document Produire les fiches d’appel.
4. Appeler les personnes recommandées pour agir à titre de réviseur, d’agent réviseur et de substitut afin de leur offrir un poste et de les convoquer aux séances de formation
5. Mettre à jour le dossier de ces personnes à la suite des appels
Personnel électoral > Gestion du personnel > Enregistrer le personnel électoral
Veuillez vous référer au document Mettre à jour le dossier de la personne.
Portez une attention particulière lorsque vous saisissez l’adresse et le numéro d’assurance sociale (NAS)
Toute erreur dans la saisie de l’adresse occasionnera des délais de poste supplémentaires, car les chèques de paie seront retournés à Élections Québec. Il est donc important de bien saisir le numéro civique et le numéro d’appartement, et ce, dans les cases appropriées.
L’absence du NAS n’empêche pas la création d’une feuille de rémunération, mais il doit absolument être saisi avant l’autorisation de cette feuille de rémunération.
La sauvegarde du dossier d’une personne dans GEP est impossible si le NAS est invalide ou débute par 9. Consulter la page Quoi faire si un NAS débute par un 9 afin de traiter ce type de dossier.
6. S’assurer que tous les postes sont comblés (« Occupe l’emploi » est à « Oui »)
Sinon, combler les postes des personnes qui se sont, par exemple, désistées.
7. Aviser le DS dès que l’enregistrement est terminé afin que celui-ci autorise l’utilisation de sa signature électronique sur les formulaires Nomination et serment DGE-2.3 avant leur impression
En apposant sa signature électronique sur les formulaires DGE-2.3, le DS procède ainsi à la nomination du personnel de la révision, voir PER-29.