- Échéancier
- Premier jour : -33
- Dernier jour : -4
- Intervenant et mandat
- Itinérance IH-DE
Recevoir les demandes (Mandat Itinérance IH-DE)
La demande de vote de l’électeur doit être reçue au plus tard le jour -14 et être saisie dans GEP au plus tard le jour -12. Elle peut être reçue par téléphone ou par écrit. Elles seront conservées et transmises aux équipes appropriées.
L’équipe de révision et de vote se rend à la chambre ou à l’appartement des électeurs incapables de se déplacer uniquement sur demande les jours -10, -9, -6, -5 et -4 (14 h) pour le BVI-BVDE et les jours -8 et -7 pour le BVIH.
- À la réception d’une demande de vote, vérifier si l’électeur est bien inscrit sur la liste électorale à l’adresse de son domicile
Vote > BVI-BVDE > Rechercher un électeur
Un électeur habitant dans un IH de plus de 50 peut également faire cette demande
- Accéder au dossier de l’électeur
Peu importe sa situation, l’électeur doit être inscrit à l’adresse de son domicile
– S’il est domicilié dans une installation d’hébergement, il doit être inscrit à cette adresse sur la liste électorale.
– S’il est temporairement hébergé dans l’installation, il doit être inscrit à l’adresse de son domicile. Il pourra quand même voter dans l’installation.
– Si l’adresse de son domicile est située dans une autre circonscription, cet électeur votera sur un bulletin de vote hors circonscription.
Quatre situations sont possibles pour un électeur (voir plus bas pour le proche aidant) :
| L’électeur | Procédure à suivre : |
| Est retrouvé à l’adresse de son domicile |
Créer la demande de vote BVIH, BVI ou BVDE
Vote > BVI-BVDE > Rechercher une demande
Dans le bloc « Lieu de visite », spécifier si la visite doit avoir lieu au même endroit où l’électeur est inscrit sur la liste électorale. Si l’électeur est hébergé temporairement dans une installation d’hébergement de la même circonscription et désire y voter, sélectionner l’option « À un autre endroit » et rechercher l’adresse de l’installation en cliquant sur l’icône de maison qui apparaît. Électeur hébergé temporairement dans une IH, mais domicilié dans une autre circonscription (HC) L’électeur domicilié dans une autre circonscription peut se prévaloir des dispositions relatives au vote hors circonscription. Il doit absolument avoir fait la demande avant le jour -14. Ceci implique que l’électeur doit pouvoir voter pour un candidat de la circonscription de son domicile. Il est donc important que les informations saisies relativement au caractère permanent ou temporaire de la résidence reflètent fidèlement la réalité. Dans le bloc « Lieu de visite », sélectionner l’option « À un autre endroit » et rechercher l’adresse de l’installation en cliquant sur l’icône de maison qui apparaît.
BVDE GEP n’a pas été mis à jour pour s’ajuster au changement de la loi qui permet maintenant à un électeur de faire une demande BVDE par téléphone. Pour une demande BVDE : Mode et date de réception : inscrire « Par la poste » Vérification de la déclaration de l’électeur : répondre « oui » aux trois questions
ACC indique que la demande est acceptée. L’activité pour « Visiter l’électeur pour le vote » est automatiquement créée. Lorsque l’électeur aura voté et que la liste électorale aura été marquée dans GEP, le système donnera automatiquement à cette activité le statut « Terminée ». |
| Est retrouvé à une autre adresse que celle de son domicile |
Ne rien inscrire dans GEP Préparer une demande de révision papier (DGE-24) et indiquer le motif de révision « Déménagement » Compléter le formulaire avec l’électeur et inscrire toutes les informations que l’électeur peut fournir pour que la demande soit pré-remplie. |
| Est retrouvé sur la liste électorale à l’adresse de son domicile, mais désire apporter une correction à son identité ou son adresse |
Ne rien inscrire dans GEP Préparer une demande de révision papier (DGE-24) et indiquer le motif de révision « Correction » Compléter le formulaire avec l’électeur et inscrire toutes les informations que l’électeur peut fournir pour que la demande soit pré-remplie. |
| N’est pas retrouvé sur la liste électorale |
Ne rien inscrire dans GEP Préparer une demande de révision papier (DGE-24) et indiquer le motif de révision « Inscription » Compléter le formulaire avec l’électeur et inscrire toutes les informations que l’électeur peut fournir pour que la demande soit pré-remplie. |
Malgré la période d’inscription au jour -14, l’équipe de révision et de vote peut accepter les demandes spontanées lors de la visite de l’équipe. L’électeur doit cependant :
- Être domicilié et inscrit sur la liste électorale à l’adresse de l’installation (besoin de vote seulement)
OU
- Être domicilié de façon permanente dans l’installation mais non inscrit sur l’extrait de liste électorale (besoin de révision et de vote)
Cette possibilité n’est donc pas offerte à l’électeur qui se trouve temporairement hébergé dans l’installation.
Six situations sont possibles pour le proche aidant :
| Le proche aidant : | Procédure à suivre |
|
Proche aidant domicilié dans la circonscription de la personne qu’il aide |
|
| Est retrouvé à l’adresse de son domicile qui est dans votre circonscription |
Créer la demande de vote BVIH, BVI ou BVDE 1. Rechercher et accéder au dossier de l’électeur Vote > BVI-BVDE > Rechercher une demande 2. Sélection l’option « Créer une demande BVI/BVDE » dans le menu de gauche 3. Établir le lieu de visite Dans le bloc « Lieu de visite », spécifier que la visite doit avoir lieu au même endroit où l’électeur est inscrit sur la liste électorale. 4. Compléter les autres informations dans la demande GEP n’a pas été mis à jour pour s’ajuster au changement de la loi qui permet maintenant à un électeur de faire une demande BVDE par téléphone. Pour une demande BVDE : Mode et date de réception : inscrire « Par la poste » Vérification de la déclaration de l’électeur : répondre « oui » aux trois questions Informations supplémentaires : Inscrire le nom de la personne qu’il aide 5. Sauvegarder la demande de vote et vérifier son statut ACC indique que la demande est acceptée. L’activité pour « Visiter l’électeur pour le vote » est automatiquement créée. Lorsque l’électeur aura voté et que la liste électorale aura été marquée dans le système GEP, le système donnera automatiquement à cette activité le statut « Terminée ». |
| Est retrouvé à une autre adresse que celle de son domicile qui est dans votre circonscription |
Ne rien inscrire dans GEP Préparer une demande de révision papier (DGE-24) et indiquer le motif de révision « Déménagement » Inscrire toutes les informations que l’électeur peut fournir pour que la demande soit pré-remplie. |
| Est retrouvé sur la liste électorale à l’adresse de son domicile dans votre circonscription, mais désire apporter une correction à son identité ou son adresse |
Ne rien inscrire dans GEP Préparer une demande de révision papier (DGE-24) et indiquer le motif de révision « Correction » Inscrire toutes les informations que l’électeur peut fournir pour que la demande soit pré-remplie. |
| N’est pas retrouvé sur la liste électorale et est domicilié dans votre circonscription |
Ne rien inscrire dans GEP Préparer une demande de révision papier (DGE-24) et indiquer le motif de révision « Inscription » Inscrire toutes les informations que l’électeur peut fournir pour que la demande soit pré-remplie. |
|
Proche aidant domicilié dans une autre circonscription (hors circonscription) |
|
| Est retrouvé à l’adresse de son domicile qui est dans une autre circonscription |
Ne rien inscrire dans GEP Remplir le formulaire DGE-45 et le faire signer par le ou la directrice du scrutin. |
| N’est pas retrouvé à l’adresse de son domicile et doit être déménagé ou inscrit dans une autre circonscription ou on doit corriger son inscription |
Ne rien inscrire dans GEP Remplir le formulaire DGE-45 ainsi qu’une demande de révision papier (DGE-24) et indiquer le motif de révision « Inscription », « Déménagement » ou « Correction » Inscrire toutes les informations que l’électeur peut fournir pour que la demande soit pré-remplie. |
Préparer les horaires du BVI-BVDE seulement – Mandat Itinérance IH-DE
À partir du jour -13
- Produire la liste des demandes BVI-BVDE
Vote > BVI-BVDE > Rechercher une demande > 18 – Toutes les demandes de BVI-BVDE
Pour faciliter votre travail, vous pouvez produire la liste des demandes dans un fichier CSV en cliquant sur le bouton « Exporter en CSV » dans le haut de la page, à gauche. Ainsi, les demandes apparaîtront en ordre de section de vote et par statut. Vous pourrez utiliser des filtres pour vous aider à produire vos horaires.
Il est également possible d’obtenir ces mêmes informations en ayant recours aux listes pour les ayants droits.
Listes électorales > Listes à transmettre aux ayants droits
Produire les listes suivantes :
- Électeurs inscrits au vote à domicile (BVDE)
- Électeurs inscrits au vote itinérant IH (comprend la liste des endroits BVI)
Ces listes présentent les électeurs qui devront être visités par l’équipe BVI-BVDE par section de vote.
Ajouter à ces listes toutes les demandes de révision DGE-24 remplies à la suite de la réception d’une demande de vote pour un électeur non inscrit ou mal inscrit à l’adresse de son domicile. Elles seront remises aux équipes de révision et de vote (VOT-80).
Pour chaque électeur inscrit au vote au domicile (BVDE), imprimer le Serment de l’électrice ou de l’électeur qui vote à son domicile (DGE-74.12). Ces serments sont ajoutés au matériel VOT-4.
- Planifier l’horaire des équipes de vote et de révision
Il est conseillé d’attendre au jour -13 avant de commencer à planifier les visites des équipes de vote et de révision afin d’avoir un portrait global des inscriptions et de répartir le travail des équipes de façon optimale.
Une version finale de la liste des demandes de vote BVI-BVDE doit être imprimée au jour -12, au terme de la période de révision ordinaire.
Prévoir de 10 à 15 minutes par électeur et du temps additionnel pour traiter les demandes spontanées des électeurs domiciliés dans les installations d’hébergement visitées.
Produire la liste des électeurs inscrits et les listes électorales (Mandat Itinérance IH-DE et Liste électorale)
Pour l’impression de la liste des électeurs inscrits au BVI et au BVDE et la liste des endroits où se rendra le BVI, faire la procédure VOT-69
Pour l’impression des listes électorales, faire les procédures LIS-8 et LIS-11.
Préparer le matériel pour les BVIH, BVI et BVDE (Mandat Matériel)
Prendre connaissance des procédures suivantes afin de préparer le matériel
Matériel pour le vote BVIH
VOT-7 Préparer le matériel pour les PRIMO et les membres TVI pour le BVA et le BVIH
VOT-3 Insérer le matériel dans les urnes du BVA et du BVIH
Matériel pour l’équipe BVI-BVDE
VOT-4 Insérer le matériel dans les urnes BVI-BVDE
Pour monter les urnes du BVIH et du BVI-BVDE, l’assistant responsable du matériel devra connaître le nombre d’électeurs hors circonscription qui ont demandé à voter dans chaque installation d’hébergement. Il doit également connaître les circonscriptions concernées. Il pourra alors prévoir le nombre de bulletins en blanc et imprimer la liste des candidats de chacune de ces circonscriptions.
Les électeurs hors circonscription sont clairement identifiés sur les listes électorales de chaque installation d’hébergement de type BVIH et BVI (respectivement DGE-11-IH et DGE-11-VI).
Ne pas oublier de prendre en compte également les formulaires DGE-24 et DGE-45 qui incluraient des électeurs hors circonscription. Ces électeurs n’apparaitront pas sur les listes électorales.
Ajouter le matériel suivant pour la révision
Matériel pour la révision
- Liste officielle des installations d’hébergement (OEP5206DR1)
- DGE-24 remplies par l’assistant IH-DE
- DGE-45 remplies par l’assistant IH-DE
- DGE-24-VF et VA (au besoin) Nombre à déterminer
- DGE-21 (à l’usage du PRIMO – Prés. – CRI)
- Copie du Power Point de la formation allégée avec les commentaires
Logistique avant le départ (Mandat Matériel, Itinérance IH-DE, PRIMO- Prés. CRI, Scrutateur, Rév- CRI, Secrétaire Rév-CRI)
L’assistant au matériel remet à l’assistant IH-DE tout le matériel relatif à la révision et au vote BVIH et BVI-BVDE.
L’assistant doit rencontrer les équipes lors de la prise de possession du matériel pour leur faire part de leur feuille de route ainsi que des formulaires DGE-24 et DGE-45 qui ont été remplis.
Prendre également connaissance de la procédure VOT-80.
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S’assurer de leur compréhension sur les points suivants en lien avec le PL-29:
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Déroulement de la révision et du vote (PRIMO- Prés. CRI, Scrutateur, Rév- CRI, Secrétaire Rév-CRI)
Le PRIMO aura déjà en main des DGE-24 remplies à la suite de la réception d’une demande de vote pour un électeur ayant besoin de révision.
Dans les BVIH, le PRIMO, qui est aussi le président de la commission de révision, accueille l’électeur.
Si l’électeur est correctement inscrit : le diriger directement vers le bureau de vote.
Si l’électeur n’est pas correctement inscrit, suivre les étapes ci-dessous :
1. Si l’électeur sait qu’il doit être révisé, le PRIMO- Prés. CRI le prend immédiatement en charge en :
- vérifiant si une DGE-24 au nom de l’électeur a été pré-remplie. Dans ce cas, il doit compléter les informations manquantes avec l’électeur.
- complétant avec lui le formulaire DGE-24.
L’électeur peut être révisé seulement s’il est domicilié dans l’IH ou s’il a préalablement fait une demande avant le jour -14.
Si l’électeur ne sait pas s’il est correctement inscrit, il se rend au bureau de vote, où le secrétaire vérifie son inscription sur la liste électorale. Si l’électeur est absent de la liste, mais que son domicile se trouve dans l’IH, il peut être révisé. Le scrutateur dirige alors l’électeur vers le PRIMO, qui est aussi le président de la commission de révision, afin de compléter un formulaire DGE-24.
2. Après avoir rempli avec l’électeur le formulaire DGE-24 et avoir vérifié ses pièces d’identités, le PRIMO l’accompagne au bureau de vote.
3. L’équipe de révision et de vote prend connaissance du formulaire DGE-24 et des pièces d’identité de l’électeur et prend une décision.
4. Une fois le formulaire signé par les 3 réviseurs (PRIMO- Prés. CRI, scrutateur- Rév-CRI et secrétaire, Rév-CRI), le PRIMO conserve en sureté une des copies du formulaire DGE-24 et retourne à ses tâches régulières.
5. Le secrétaire conserve la copie de l’électeur du formulaire DGE-24, qu’il insère dans le registre du scrutin.
Si l’électeur désire conserver une copie du formulaire, le PRIMO- Prés. CRI remplit un autre formulaire et lui remet.
Au retour de l’équipe (PRIMO et Prés. CRI, CRS et Mandat Liste électorale)
Chaque jour, au retour de l’équipe au bureau principal, le PRIMO doit remettre l’ensemble des DGE-24 papier complétés à l’assistant responsable de la liste électorale qui s’assure de la conformité des dossiers.
L’assistant responsable de la liste électorale doit ensuite remettre les formulaires au président ou au secrétaire de la commission de révision spéciale pour qu’il puisse faire la saisie des demandes et les approuver dans GEP. Le président ou le secrétaire n’a pas à signer le formulaire produit par GEP. Il prend les deux copies et les broche à la DGE-24 papier remplie en présence de l’électeur et sur laquelle apparaît la décision des réviseurs.
Lorsque toutes les demandes de révision ont été saisies dans GEP, le président ou le secrétaire de la commission de révision remet les demandes de révision à l’assistant responsable de la liste électorale qui s’occupera de marquer ou de faire marquer les vote (VOT-34).
Le marquage du vote doit obligatoirement se faire après l’acceptation de la demande de révision dans GEP.
La personne effectuant le marquage pourra trouver les nouveaux numéros de section de vote et de ligne de l’électeur sur la copie de la DGE-24 qui a été imprimée à partir de GEP
Lorsque l’assistant responsable de la liste électorale a terminé le marquage des votes, il doit remettre tous les dossiers de révision au président ou au secrétaire de la commission de révision spéciale. Le secrétaire pourra s’occuper de faire le classement des dossiers.