- Échéancier
- Premier jour : -21
- Dernier jour : -14
- Intervenant et mandat
- Recrutement
Référence légale
Articles 310, 312 et 312.1 de la Loi électorale
But
Enregistrer les informations sur le personnel du BVA, BVIH, BVI–BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE (+ dépouillement de leur urne) et les substituts dans GEP et les convoquer aux séances de formation les concernant.
Informations préalables
Voici les catégories d’emploi visées par la présente procédure. Le nom des travailleurs provient de deux sources :
| Postes comblés par le DS | PRIMO |
| Aide-PRIMO | |
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Aide-PRIMO – Mesures sanitaires |
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PRIMO – DEP (Le PRIMO – DEP est présent le soir du scrutin au bureau principal, au bureau secondaire ou à tout autre endroit déterminé par le DS afin de superviser le dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE) |
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Aide-PRIMO – DEP (L’aide-PRIMO – DEP est présent le soir du scrutin au bureau principal, au bureau secondaire ou à tout autre endroit déterminé par le DS afin d’assister, si nécessaire, le PRIMO – DEP lors du dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE) |
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| Président TVI – BVI-BVDE | |
| Préposé – BVDS ou BVEE | |
| Responsable BVEE et président de la CRSEE | |
| Responsable BVEE | |
| Aide au responsable BVEE | |
| Préposé et rév. – BVIRE | |
| Substituts à ces fonctions | |
| Postes comblés par les recommandations des partis | Scrutateur |
| Secrétaire | |
| Membre – TVI | |
| Scrutateur et secrétaire pour le dépouillement des urnes du BVDS, du BVEE et du BVIRE | |
| Substituts à ces fonctions | |
| Personnel pour le PL-29 |
Bureau de vote et commission de révision dans les installations d’hébergement (BVIH) PRIMO-BVIH – Prés. CRI Bureau de vote itinérant et commission de révision (BVI) et au domicile de l’électeur (BVDE) PRIMO-BVI-BVDE – Prés. CRI |
Une autoformation en ligne est disponible pour les membres de la TVI, avec ou sans cumul de fonction. Il est recommandé d’inscrire ce personnel à l’autoformation par défaut.
Procédure
1. Recueillir, auprès du DS, la liste des personnes choisies par celui-ci et la liste des personnes recommandées
2. Produire et imprimer le calendrier des séances de formation pour le personnel du BVA, du BVIH, du BVI–BVDE, du BVDS, du BVEE et du BVIRE (+ dépouillement de leur urne)
Personnel électoral > Formation – Listes et rapports > Produire le calendrier des formations
Il est intéressant d’avoir en main l’horaire des séances de formation pour le personnel du BVA, du BVIH, du BVI–BVDE, du BVDS, du BVEE et du BVIRE (+ dépouillement de leur urne) lorsque vous effectuez les appels afin d’offrir, s’il y a lieu, une autre séance de formation à la personne appelée.
Veuillez vous référer au document Imprimer les documents pour la formation.
3. Enregistrer les informations sur ces personnes et les assigner aux séances de formation les concernant
Veuillez noter qu’une autoformation en ligne est disponible pour les membres de la TVI avec et sans cumul de fonctions.Personnel électoral > Gestion du personnel > Enregistrer le personnel électoral
Vous devez donner aux scrutateurs et secrétaires du BVA, du BVIH et du BVI-BVDE deux assignations d’emploi : une première en tant que scrutateur ou secrétaire ainsi qu’une deuxième à titre de scrutateur ou secrétaire pour le dépouillement de leur urne du BVA, du BVIH ou du BVI-BVDE. À cet effet, n’oubliez pas que ces personnes doivent être assignées, en plus de la formation Scrutateur et secrétaire, à celle-ci : « Scrutateur et secrétaire pour le dépouillement des urnes du BVA, BVIH, BVI-BVDE, BVDS, BVEE et BVIRE ».
Pour enregistrer le personnel, veuillez vous référer au document Enregistrer et rechercher le personnel électoral.
Pour assigner le personnel aux séances de formation, veuillez vous référer au document Assigner une personne à une séance de formation.
Consultez également le document Liste des formations par poste.
Au besoin, référez-vous aux documents Gérer les doublons ou Corriger la date de nomination pour un mandat.
Pour les membres TVI, avec ou sans cumul de fonction, sélectionner la plus récente séance d’autoformation en ligne.
4. Produire les fiches d’appel
Personnel électoral > Gestion du personnel > Produire les fiches d’appel
La fiche d’appel prend la forme d’un message formulé à l’interlocuteur et présente toutes les informations pertinentes sur le poste proposé et la formation qui y est associée.
Veuillez vous référer au document Produire les fiches d’appel.
Lorsqu’une personne est inscrite à une autoformation en ligne, veuillez utiliser le document « Complément d’information pour l’autoformation » afin de fournir toutes les informations nécessaires. Remplissez tous les champs en jaune au préalable en validant l’information auprès du DS au besoin.
Pour l’autoformation, créer une autre séance d’autoformation après avoir produit les fiches d’appel et y inscrire le nouveau personnel. Vous pourrez alors sélectionner cette nouvelle séance lors de la prochaine production des fiches d’appel, et ainsi de suite. Cela évitera de produire des fiches d’appel en double. Afin de faciliter le suivi, attendez d’avoir un bon nombre de personnes inscrites à une séance de formation avant d’imprimer les fiches d’appel.
5. Appeler toutes les personnes afin de leur offrir un poste et de les convoquer aux séances de formation les concernant
6. Mettre à jour le dossier de ces personnes à la suite des appels
Personnel électoral > Gestion du personnel > Enregistrer le personnel électoral
Veuillez vous référer au document Mettre à jour le dossier de la personne.
Portez une attention particulière lorsque vous saisissez l’adresse et le numéro d’assurance sociale (NAS)
Toute erreur dans la saisie de l’adresse occasionnera des délais de poste supplémentaires, car les chèques seront retournés au DGEQ. Il est donc important de bien saisir le numéro civique et le numéro d’appartement, et ce, dans les cases appropriées.
L’absence du NAS n’empêche pas la création d’une feuille de rémunération, mais il doit absolument être saisi avant l’autorisation de cette feuille de rémunération.
La sauvegarde du dossier d’une personne dans GEP est impossible si le NAS est invalide ou débute par 9. Consulter la page Quoi faire si un NAS débute par un 9 afin de traiter ce type de dossier.
Pour les scrutateurs et secrétaires du BVA, du BVIH et du BVI-BVDE, mettre à jour les informations sur les deux assignations d’emploi qui les concernent, soit celle sur leur poste de scrutateur ou de secrétaire et celle sur le poste de dépouillement le soir du vote. Les scrutateurs et secrétaires pour le dépouillement du BVDS, du BVEE et du BVIRE doivent quant à eux n’avoir que cette assignation d’emploi.
7. S’assurer que tous les postes sont comblés (« Occupe l’emploi » est à « Oui »)
Tous les postes doivent être comblés. Si nécessaire, puiser dans la réserve (banque de noms) pour combler les postes vacants (voir PER-39).
8. Aviser le DS dès que l’enregistrement est terminé afin que celui-ci autorise l’utilisation de sa signature électronique sur les formulaires Nomination et serment DGE-2.3 en lien avec le vote avant leur impression
Dans un premier temps, le DS doit autoriser l’utilisation de sa signature électronique sur les formulaires DGE-2.3 uniquement en lien avec le vote. De cette façon, le DS procède à la nomination du personnel du BVA, du BVIH, du BVI–BVDE, du BVDS, du BVEE et du BVIRE ainsi que des substituts (voir PER-47).
C’est dans un second temps (voir PER-92) que le DS autorisera l’utilisation de sa signature électronique sur les formulaires DGE-2.3 pour l’exercice du dépouillement. En effet, il est préférable d’attendre le plus près possible de cette activité avant d’imprimer les formulaires DGE-2.3 pour que les informations sur le personnel assigné au dépouillement soient le plus à jour possible.