- Échéancier
- Premier jour : -33
- Dernier jour : -32 (17:00)
- Intervenant et mandat
- Directeur du scrutin
But
Mettre à jour et confirmer dans GEP les données relatives aux endroits concernés par les CR, CRS, CRI, et s’il y a lieu, CRRE, et ceux concernés par les BVA et BVIH.
Pour les CRI, CRRE et les BVIH, cela concerne aussi les horaires à être publiés.
Cette opération est essentielle pour produire les Avis d’inscription et actualiser les données du site WEB; les délais serrés pour réaliser cette activité doivent être impérativement respectés.
Les endroits du BVEE et de la CRSEE ne figurent pas sur les Avis d’inscription ni sur les cartes de rappel. Vous aurez à valider leur disponibilité ultérieurement. Se référer à la procédure ENG-15.
Les endroits du BVO ne figurent pas sur les Avis d’inscription, mais plutôt sur les cartes de rappel. Vous aurez à valider leur disponibilité ultérieurement. Se référer à la procédure ENG-24.
Informations préalables
Au décret, les données saisies en activités préparatoires sont reprises pour être associées au nouvel événement.
Procédure
1. Mettre à jour les données dans GEP
À partir des vérifications faites à ENG-4 et ENG-5, se référer aux procédures suivantes, selon le cas, pour la mise à jour dans GEP :
ENG-0.6 pour les bureaux et commissions au bureau principal – points 1 à 4 seulement
ENG-0.8 pour la formation ou le dépouillement à l’extérieur des bureaux du DS – points 1 à 3 seulement
ENG-0.12 pour les bureaux et commissions au bureau secondaire – points 1 à 5 seulement
ENG-0.20 pour la CRI dans les IH et en milieu rural et semi-rural, et s’il y a lieu, la CRRE – points 1 à 4 seulement
ENG-0.22 pour le BVIH – points 1 et 4 seulement
ENG-0.24 pour le BVA – points 1 à 4 seulement
Bouton « Déplacer » : ce bouton peut être utilisé pour transférer, en une seule opération, tous les bureaux et commissions d’un endroit de gestion à un autre. Ceci peut être utile, par exemple, à la suite d’un incendie, rendant un endroit inutilisable. Cette séquence d’opérations est documentée dans chacune des procédures ci-haut mentionnées.
2. Mettre à jour les horaires publiés (pour les CRI, CRRE, CRSRE et BVIH)
Se référer aux procédures suivantes, selon le cas, pour la mise à jour dans GEP :
ENG-0.35 pour la CRI et le BVIH dans les IH – points 1 et 2 seulement – le statut sera toutefois confirmé au point 3 de la présente procédure.
Exceptionnellement, s’il vous est impossible de convenir d’un horaire à être publié sur l’Avis d’insip avant le jour -32 à 17 h, vous serez contraints de distribuer manuellement un avis dans les IH concernées :
– au plus tard au jour -25, pour informer les résidents de l’horaire de la CRI et saisir celui-ci dans GEP
– au plus tard au jour -14, pour informer les résidents de l’horaire du BVIH et saisir celui-ci dans GEP
ENG-0.37 pour la CRI en milieu rural et semi-rural et la CRRE – points 1 et 2 seulement – le statut sera toutefois confirmé au point 3 de la présente procédure.
Exceptionnellement, s’il vous est impossible de convenir d’un lieu et/ou d’un horaire à être publié sur l’Avis d’insription avant le jour -32 à 17 h, vous serez contraints de distribuer « de porte à porte » un Avis à l’électeur dans l’ensemble du territoire des sections de vote concernées, au plus tard au jour -25, pour informer la population et saisir l’horaire dans GEP.
3. Confirmer les bureaux et commissions des endroits reliés aux CR, CRS, CRI, CRRE, CRSRE, BVA et BVIH, BVIRE, VAC
La confirmation indique au DGE les choix définitifs pour chaque endroit de gestion.
Établissements et endroits de gestion > Gestion des endroits de gestion > Enregistrer les endroits de gestion
Dans la liste déroulante du champ «Bureau, commission», choisir la valeur « CR ».
- Cliquer sur le bouton « Rechercher »;
- Cliquer sur chaque endroit de gestion concerné par cette valeur;
- Pour le bureau ou commission correspondant, choisir dans la liste déroulante le statut « C » (confirmé);
- Cliquer sur le bouton « Sauvegarder » au bas de l’écran.
Reprendre ensuite cette séquence d’opérations pour chacun des bureaux et commissions suivants : CRS, CRI, CRRE, CRSRE, BVIH, BVIRE, BVA, VAC.
Si le statut était à SV (Sélectionné-Validé) à la suite des activités préparatoires, le message suivant s’affichera: OEP2301A: I0006 – Veuillez prendre note que le statut des couvertures ont été validés automatiquement par le système. Une fois enregistrée, la valeur passera automatiquement à CV (Confirmé-Validé). Aucune autre action n’est nécessaire de votre part pour cet endroit de gestion.
Si la valeur demeure à C (Confirmé), le coordonnateur fera une dernière validation et sélectionnera le statut CV (Confirmé-Validé).
4. Vérifier les mises à jour
4.1 Produire les rapports suivants :
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Rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés (OEP2306B) |
Établissements et endroits de gestion > Bureaux, commissions de révision et sections de vote > Produire le rapport de vérification des sections de vote et des bureaux et commissions associés Sélectionner les bureau(x), commission(s) : CR, CRS, CRI, CRRE, BVIH, BVA, BVIRE, CRSRE, VAC. |
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Rapport de vérification des endroits de gestion et des bureaux et commissions associés (OEP2306A)
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Sélectionner:
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Produire les listes officielles et les listes de travail relatives aux endroits de gestion |
Établissements et endroits de gestion > Endroits de gestion – Listes et rapports > Produire les listes officielles des endroits de gestion Sélectionner:
Ordre de tri : par nom d’endroit de gestion (suggéré) |
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Produire la liste officielle des installations d’hébergement qui accueillent une CRI et un BVIH sur place |
Établissements et endroits de gestion > Établissements – Listes > Produire la liste officielle des installations d’hébergement (MSSS) Sélectionner :
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4.2 Prendre connaissance des données et anomalies relevées sur chacun des rapports
Vous assurer de vérifier l’ensemble des rapports pour vous assurer que tout est bien saisi dans GEP.
Se référer aussi aux documents suivants :
4.3 Supprimer toute commission de révision et tout bureau créé inutilement
Porter une attention particulière à chacun des bureaux et commissions. Pour chaque entité créée dans GEP, seront automatiquement créés :
– les postes du personnel et
– s’il s’agit d’un bureau de vote : une urne correspondante qui apparaîtra dans la compilation des résultats du vote.
4.4 Au besoin, corriger les données dans GEP en reprenant les étapes précédentes
Produire les rapports de vérification et ajuster les données autant de fois que nécessaire pour vous assurer de leur justesse.
5. Informer son coordonnateur de la fin du travail de mise à jour
Transmettre un courriel à votre coordonnateur avec le libellé suivant : « ENG-6 TERMINÉ ».
Le coordonnateur produira à son tour les rapports de vérification, validera les bureaux et commissions modifiés depuis les activités préparatoires, et modifiera la valeur du statut en la faisant passer de C (Confirmé) à CV (Confirmé-Validé).